Agressie, seksuele intimidatie, discriminatie. Het zijn enkele voorbeelden van ongewenste omgangsvormen waar u mee te maken kunt krijgen op de werkvloer. Een vertrouwenspersoon kan helpen in deze situaties, maar wat zij precies doen is voor veel mensen nog onduidelijk. Margriet Maris, voorzitter van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) legt het uit.

De functie van de vertrouwenspersoon is steeds bekender, merkt Maris. Ook in bedrijven wordt vaker op de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon gewezen. “Maar ik denk dat de precieze taken nog niet voor iedereen duidelijk zijn. Ik moet het vaak nog eens uitleggen, ook omdat er misverstanden zijn.”

Als medewerkers naar een vertrouwenspersoon gaan, bijvoorbeeld na ongewenst gedrag of een misstand, is de verwachting dat de vertrouwenspersoon na die melding iets aan het probleem gaat doen, legt Maris uit. “Maar dat is niet zo, hij lost niets op. Het is niet de taak van de vertrouwenspersoon om na de melding de zaak te onderzoeken en mogelijke oplossingen te bedenken. Dat misverstand is wel hardnekkig.”

Uitvinden wat er aan de hand is
Wie op het werk bijvoorbeeld geïntimideerd wordt, kan zich melden bij de vertrouwenspersoon. “Ik hoor het verhaal aan en stel vragen. Wat is er aan de hand, is er sprake van ongewenst omgangsvormen, misstanden in de organisatie? Ik moet uitvinden wat er volgens de melder aan de hand is.” Vervolgens gaat de vertrouwenspersoon bedenken wat de melder met diens probleem kan doen.  

“Je helpt de melder bij het vormen van een mening over wat er gebeurt is, en bedenkt samen wat zou er moeten en kunnen gebeuren. Dat kan van alles zijn.” Soms snapt die persoon zelf al beter wat er aan de hand is na het gesprek, om vervolgens te beslissen om te gaan praten met de leidinggevende. “Het kan ook dat de melder zegt een procedure te willen starten en een formele melding te willen doen. In zo’n situatie zal de vertrouwenspersoon de melder ondersteunen.”

Het proces start dus met het sparren met de melder. Daarna wordt geprobeerd om het geluid over datgene dat is aangekaart te versterken. ”Wat de melder doet is altijd leidend. Als het lastig wordt, moet de vertrouwenspersoon de melder blijven ondersteunen en zich echt in de kwestie vastbijten.” Het gaat ook niet om waarheidsvinding, benadrukt Maris. “De ervaring van de melder is leidend. Iemand maakt deel uit van een organisatie waarin sprake is van machtsverschillen. De organisatie tegenover je heeft een hele structuur, soms sta je daardoor als medewerker wat alleen. De vertrouwenspersoon moet de positie van de melder versterken. Zo staan ze er niet alleen voor. Dan heeft de melder ook vaak meer moed om iets te doen, meer durf.”

Een van de problemen waar vertrouwenspersonen nog wel eens tegenaan lopen is het feit dat zij niet door de wet worden beschermd. “Je maakt deel uit van een organisatie. Dan heb je een keer per jaar een gesprek met de directeur, het management of het bestuur om de knelpunten aan te geven. Dat vinden ze niet altijd leuk. Daardoor ben je toch een beetje een luis in de pels.”

In een lastige positie
In een organisatie die goed in elkaar zit, en iedereen goed in zijn vel zit, kan dat allemaal. En wordt die feedback ook gerespecteerd, aldus Maris. “Iedereen heeft zijn eigen rol en kritiek wordt dan ook als prettig ervaren. Maar in andere organisaties is het altijd even spannend en zit niemand op geluid van een vertrouwenspersoon te wachten. Dan kun je best in lastige positie komen.”

Op dat soort momenten heeft de vertrouwenspersoon een eenzame missie. “Soms heeft een bedrijf meerdere vertrouwenspersonen zodat er een team is en intervisie. Maar anderen zijn de enige vertrouwenspersoon in een bedrijf en dat kan lastig zijn.” Er is ook geen bescherming voor een vertrouwenspersoon, benadrukt Maris. “Een lid van de Ondernemingsraad heeft ontslagbescherming. Dat zouden wij ook graag zien voor vertrouwenspersonen.”

Iemand met een probleem op de werkvloer, is er vaak bij gebaat om al snel naar de vertrouwenspersoon te stappen. “Het liefst voordat de situatie geëscaleerd is. Je hebt bijvoorbeeld een nare ervaring gehad met een collega en je zit ermee. Dan is het verstandig om in een vroeg stadium te bespreken hoe daarmee om te gaan en het via die weg te stoppen in plaats van het voort laten duren.” Deze kwesties gaan niet vanzelf over, tenzij iemand opstapt. “Daarom is het wel verstandig om snel aan te geven dat je ergens mee zit. Voel je je niet veilig op de werkvloer? Of zijn er problemen met de sociale veiligheid? Dan heb je alle reden om met de vertrouwenspersoon te gaan praten. Liever nog eerst met een leidinggevende, maar in veel gevallen lukt dat niet.”

Zelf probleem oplossen
In veel gevallen denken mensen dat ze zelf een probleem moeten oplossen, en zoeken ze daarom geen hulp. “Bij seksuele intimidatie denken mensen soms: ben ik nou zo moeilijk, ligt het misschien aan mij? Er is sprake van schuld en schaamte. Dan kan een probleem lang blijven liggen.” Het gaat om zaken die je niet makkelijk naar voren brengt, aldus Maris. Je denkt dat je er zelf op een bepaalde manier schuld aan hebt, of denkt het zelf te moeten oplossen. “Soms doen mensen niets en blijkt dat ze er jaren later nog steeds mee zitten. Dan blijkt het achteraf toch indringender geweest te zijn.”

Als mensen bij de vertrouwenspersoon zijn, is het voor hen een oplichting om hun verhaal kwijt te kunnen, aldus Maris. “Door er met een ander over te praten, vorm je zelf ook een beter idee over wat te doen. Dat kan je natuurlijk niet vroeg genoeg doen.” Soms vertellen mensen dat ze ergens wakker van liggen, met hun hart in hun keel naar het werk gaan. “Je moet het helemaal niet zo ver laten komen.”

Of de vertrouwenspersoon een man of vrouw is, kan voor sommigen een verschil maken. “In de praktijk is dat vaak het geval, maar dit hangt ook af van hoe groot de organisatie is. Soms hebben afdelingen hun eigen vertrouwenspersonen.” Bij het kiezen van een vertrouwenspersoon is het vooral belangrijk dat iedereen zich goed voelt bij die persoon, man of vrouw. “Ik werk zelf als extern vertrouwenspersoon en werk soms samen met één of twee interne vertrouwenspersoon. Zij kennen de organisatie en hebben soms juist behoefte aan externe hulp die overal buiten staat.”

Praten over omgangscode
De vertrouwenspersoon zou wat Maris betreft regelmatig op de agenda moeten staan bij organisaties, praten over de omgang met elkaar en in het team. “Klopt onze gedragscode nog? Kunnen we ons erin vinden of moeten er dingen worden aangepast? Het zou ook een goed idee zijn om dit in functioneringsgesprekken aan te kaarten. Voel je je veilig op de werkvloer? Het zijn kwesties die je af en toe eens moet herhalen.”

Als niet bekend is dat er een vertrouwenspersoon in een bedrijf is, of het is onduidelijk wat die persoon kan doen, worden zaken mogelijk niet besproken. Maar dat betekent niet dat er niets aan de hand is, aldus Maris. “Op de werkvloer komen verschillende mensen samen, die de werkgever heeft uitgezocht. Het is dan ook niet raar dat er sprake is van misverstanden, miscommunicatie of ander gedrag. Het moet daarom vooral niet vreemd gevonden worden om daarover te praten, dingen te benoemen, zeker in de diverse samenleving die we zijn geworden. Mensen denken anders over dingen, spreek dat dan ook uit om ongewenste situaties te voorkomen.”

Mogelijk moet de lat nog wat verlaagd worden, zodat mensen eerder hulp durven te vragen. “Het is niet raar om die hulp te vragen. Met iemand praten kan helpen, je moet vooral niet met een probleem blijven zitten.” Het is ook de zorg van de werkgever om jou je goed te laten voelen op de werkplek, benadrukt Maris. “Maak dus gebruik van het feit dat er iemand is met wie je kan praten en die met je meedenkt.”