De kantoortuin wordt volop bediscussieerd, door zowel voorstanders als tegenstanders. Grote open werkruimtes zouden de betrokkenheid vergroten en zijn daarnaast goedkoper. Maar dit gaat ten koste van de concentratie van de werknemer.
We moeten vooral niet zeggen dat de kantoortuin in alle omstandigheden een slecht idee is, vindt Ulrika Léons, GZ-psycholoog en directeur van Skils, onderdeel van Zorg van de Zaak, waar de focus ligt op psychologische hulp ter bevordering van het werkgeluk. “Er zijn ook mensen die het wel een fijne werkplek vinden. Maar dat is erg afhankelijk van het werk dat zij moeten doen. Overleggen, bij elkaar zitten, routinematige taken uitvoeren die een kop en een staart hebben. Dat kan er goed.”
De kantoortuin is in de jaren ‘50 in Duitsland ontwikkeld. Het concept houdt in dat veel medewerkers, op z’n minst twaalf, in dezelfde ruimte aan het werk gaan. Het idee erachter was dat in een ruimte zonder scheidingswanden de communicatie vloeiender zou verlopen.
Het probleem is dat de kantoortuin een logistieke oplossing is geworden die onvoldoende rekening houdt met wat een werknemer nodig heeft, aldus de psycholoog. “Niet alle taken kunnen er worden uitgevoerd. Er moet dus bewust worden gekeken wat het brein nodig heeft om die taken efficiënt en op tempo te kunnen doen, om daar vervolgens de werkomgeving naar in te richten.” De discussie draait dus niet om het afschaffen van de kantoortuin, maar om het beter gebruik maken van de kennis van het brein bij de inrichting ervan, vindt Léons.
In 2016 vroeg Oxford Economics aan 1.200 managers en medewerkers in verschillende landen en branches om hun mening over de kantoortuin. Waar 53 procent van de medewerkers vindt dat er te veel geluid is in een open werkomgeving als de kantoortuin, is maar 35 procent van de managers het daarmee eens. Ook vindt 63 procent van de managers dat ze de juiste middelen ter beschikking stellen om aan afleiding te kunnen ontkomen. Van de medewerkers is 41 procent het daarmee eens.
Aandacht is gekaapt
De kantoortuin vraagt van zowel de werkgever als werknemer toewijding en discipline. “Het vraagt om een andere omgang met de technologie van nu. Onze aandacht wordt gekaapt door alles wat er om ons heen gebeurt, door onze telefoons en internet. We hebben er geen regie meer over.” Maar het roept ook afkeer op, aldus Léons, “dus er komt vast ook weer een omslag.”
Ook geluid speelt een grote rol in deze kwestie. In de werkomgeving waar regelmatig gecommuniceerd moet worden, mag het geluidsniveau niet hoger liggen dan 35 decibel, zo schrijft Arbo online. Het gepraat van mensen in een grote ruimte, kan voor veel overlast zorgen. Ook als dit niet tot 35 decibel komt.
De twee belangrijkste aandachtsvervuilers zijn visuele en auditieve prikkels, legt Léons uit. “Bij visuele interruptie loopt er bijvoorbeeld iemand langs, gebaart iemand iets of vraagt iemand of je koffie wil. Bij auditieve interruptie zijn er bijvoorbeeld piepjes te horen, ringtones of appgeluiden of wordt er veel gepraat.” Het gaat overigens niet altijd om geklets, benadrukt Léons. “Ook als mensen fluisteren kan dat juist de aandacht trekken.” Het brein wordt afgeleid door geluiden die niet natuurlijk zijn in die situatie, of waarvan we niet kunnen inschatten wanneer ze ophouden. “Het is dus niet heel zwart/wit.”
Hogere opbrengsten
De voordelen van de kantoortuin staan volop ter discussie. Het kan immers ook een voordeel zijn dat deze werkplek goedkoper is, vindt Léons. “Bedrijven moeten blijven draaien en als de kantoortuin voor hogere opbrengsten zorgt, dan gooi je zoiets niet zomaar overboord. Maar goedkoop kan ook duurkoop zijn, we maken immers meer fouten als er veel afleiding is.” Zorg daarom wel voor een geluidsomgeving die goed te managen is, aldus Léons. “Anders is het alsof je frisdrank en snoep voor iemand neerzet en vervolgens verwacht dat die persoon er vanaf blijft.”
Mensen moeten zelf de discipline opbrengen om weerstand te bieden. “Om niet de hele tijd je telefoon te checken, of online te gaan. Dat zijn zelfgekozen onderbrekingen en die moet iedereen zelf managen.” Die prikkels moeten we filteren als we ook nog taken willen uitvoeren op een werkdag. “Als we ons de hele tijd blootstellen aan verschillende informatiebronnen, moet je telkens je aandacht herrichten en je weer bewust op je taak focussen. Dat kost veel energie en meer tijd.”
Focus na onderbreking
Het continu switchen tussen taken en afleiding, zorgt er daarnaast voor wat we slordiger worden. “De juiste focus vinden na een onderbreking kan tot wel 25 minuten duren. En uiteindelijk raken we vermoeid van al dat geswitch.” Zorg van de Zaak deed zelf recent onderzoek onder 1.017 werkende Nederlanders. Daaruit bleek dat 63 procent meerdere keren per maand moeite heeft met de concentratie op het werk. Zo’n 26 procent ervaart dit wekelijks.
De populariteit van mindfullness en yoga ziet Léons dan ook als bewijs van de drukte en afleiding. “We zoeken cursussen in verstilling. Voorheen waren er momenten van verveling, waarin je brein even tot rust kwam. Nu moeten we tijd vrijmaken of afdwingen om te niksen. Om te ontfocussen.”
Het brein heeft elke 90 minuten een pauze nodig, zegt Léons. “Al is het maar 10 minuten. De boog kan niet altijd gespannen staan. Het brein heeft het soms nodig dat je je even niet focust.”